Stock fantôme : que faire quand le stock théorique dit que le produit est là ?

Ce qu’est le stock fantôme

Le stock théorique est ce que le système de gestion croit avoir : réceptions moins ventes moins sorties saisies. Le stock réel est ce qu’il y a en rayon et en réserve. Quand le théorique est supérieur au réel, la différence est un stock fantôme : des unités qui n’existent que dans la base.

Le problème n’est pas comptable, il est commercial : la commande automatique se déclenche quand le stock théorique passe sous un seuil. Si le système croit qu’il reste quatre unités alors que le rayon est vide, la commande ne part pas, et la rupture dure jusqu’à ce que quelqu’un s’en aperçoive. Ce sont ces ruptures que les outils de gestion ne voient pas, et qui font partie des 72 % de ruptures d’origine magasin mesurées par Corsten et Gruen.

D’où il vient

Les causes sont banales et cumulatives :

• casse et périmés jetés sans saisie, surtout au frais ;
• vol, qui ne se voit qu’à l’inventaire ;
• erreurs de réception : un colis compté pour deux, une référence confondue avec sa voisine ;
• produits mal rangés, en réserve ou dans un autre rayon : ils existent, mais pas là où le client cherche ;
• retours et échanges non traités ;
• substitutions en caisse : le produit vendu n’est pas celui qui a été scanné.

Chaque cause pèse peu ; leur somme est importante. L’étude de DeHoratius et Raman sur un distributeur américain de 37 magasins a trouvé 65 % de fiches de stock inexactes, avec des écarts d’autant plus grands que la référence tourne vite et que le rayon est chargé.

Pourquoi il coûte plus qu’une rupture ordinaire

Une rupture avec stock théorique juste se corrige seule : la commande part, le produit revient. Une rupture avec stock fantôme ne se corrige pas : rien ne la déclenche. Elle dure des jours, parfois jusqu’à l’inventaire suivant. Sur un produit à forte rotation, cela représente des dizaines de ventes perdues par jour, calculables avec la méthode de comment mesurer les ventes perdues à cause des ruptures.

Comment le détecter

Trois méthodes, de la moins à la plus rapide :

1. L’inventaire tournant ciblé : compter chaque semaine les cinquante références à plus forte rotation du magasin, celles où un stock fantôme coûte le plus. Vingt minutes par jour suffisent.
2. Les ventes anormalement basses : une référence dont les ventes tombent à zéro ou près de zéro pendant deux jours alors que le stock théorique est positif est presque toujours un stock fantôme. Un rapport hebdomadaire sur ce croisement met la liste sous les yeux.
3. Le signalement immédiat du trou : la personne qui voit le rayon vide, employé ou client, le signale à l’instant ; le stock théorique est alors corrigé et la commande déclenchée le jour même.

Comment le prévenir

• Saisir la casse au moment où elle est constatée, avec un outil simple sur le terrain, pas en fin de journée.
• Réceptionner par référence, pas par colis, sur les catégories à nombreuses références proches (parfumerie, coloration, papeterie).
• Ranger la réserve par rayon et par référence : un produit introuvable en réserve est un stock fantôme pour le rayon.
• Vérifier le stock théorique de chaque référence en promotion avant le début de la promotion.

Ce que change le signalement par les clients

Le stock fantôme se voit en rayon avant de se voir dans le système. Avec AlerteRayon, le client qui trouve le rayon vide scanne le produit ; le directeur reçoit la référence et peut vérifier son stock théorique le jour même, au lieu d’attendre l’inventaire. Les produits signalés alors que le stock théorique est positif sont, par construction, la liste des stocks fantômes du magasin. Essai de 14 jours sans carte bancaire : voir l’offre directeurs.

Sources

• DeHoratius, Raman, « Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis », Management Science, 2008 : résumé.
• Corsten, Gruen, « On Shelf Availability », 2004 : résumé.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, « Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination », GMA, 2002 : étude complète (PDF).